He pasado la mitad de mi vida trabajando en el área de comercio internacional, así que puedes calcular cuántos correos o emails he escrito. Hace treinta años los emails comenzaron a ser una herramienta fundamental en el ámbito empresarial, sustituyendo a la máquina de fax.
Las máquinas de fax se utilizaron ampliamente para la comunicación comercial, la transmisión de documentos y el intercambio de información importante. Sin embargo, con el advenimiento de las tecnologías de comunicación digital, especialmente el correo electrónico e Internet, las máquinas de fax se han vuelto en gran medida obsoletas.
El uso moderno del correo electrónico, email, comenzó a tomar forma en la década de 1970. A lo largo de las décadas de 1970 y 1980. En la década de 1990, el correo electrónico comenzó a adoptarse ampliamente a medida que más personas obtenían acceso a Internet.
Escribir un email de negócios requiere un enfoque estratégico para garantizar la claridad, la profesionalidad y un impacto positivo.
Definir un asunto claro
Dado que la línea de asunto es lo primero que ve tu destinatario, es muy importante ser claro y preciso, indicando el contenido o el motivo de la escritura en dos o tres palabras que llamen la atención del destinatario.
Ejemplo:
En lugar de: "Meeting" escribe en el asunto "Request for Your Input: Upcoming Team Meeting Agenda"
Empieza el email con un saludo profesional
Empieza tu email con un saludo profesional que se adapte al contexto.
Ejemplos:
Dear [Recipient's Name],
Dear Mr./Mrs. (surname)
Dear Sir/Madam (if you don’t know the name)
(You should not start with “Hello,” unless you are exchanging emails with work mates.)
Introducción
Empieza con una breve introducción que proporcione contexto y establezca el tono del correo electrónico. Menciona tu propósito de forma clara y concisa.
Ejemplos:
"I hope this email finds you well. I am writing to discuss..."
“It was a pleasure talking with you last night at [event name].”
“I just had to reach out and say a huge thank you for being such an amazing customer!”
“I hope you’re doing well! I am working on [Project Name] and got your contact from [Mutual contact].”
“Just a quick email to confirm our [specific event/arrangement/meeting] as discussed.”
Desarrollo
Organiza tus pensamientos de manera lógica y presente la información de una manera clara y estructurada. Utiliza párrafos, viñetas y listas numeradas para facilitar la lectura. Sé específico y directo. El texto debe dividirse en párrafos cortos que eviten abreviaturas y acrónimos.
Ejemplo:
"I wanted to update you on the progress of the project. We have achieved X milestone and are currently working on..."
“Attached please find a brief proposal and would love to discuss this further with you to explore how we can collaborate and make something extraordinary happen.”
“Enclosed please find the order confirmation re the order placed on (date).”
Mantén un tono educado y respetuoso
Mantén un tono educado y respetuoso a lo largo de tu correo electrónico. No utilices letras mayúsculas ni signos de exclamación en exceso.
Ejemplo:
"I appreciate your prompt attention to this matter. If you have any questions or concerns, please feel free to reach out."
Llamado a la acción
Indique claramente qué acción, si la hay, espera del destinatario. Ya sea que se trate de una respuesta, retroalimentación o una tarea específica, hazlo explícito.
Ejemplo:
"I kindly request your feedback on the attached document by [deadline]."
“I look forward to hearing from you soon.”
“Thank you in advance.”
“For further information, please do not hesitate to contact me.”
“Please let me know if you have any questions.”
“Thanks for your attention.”
“Feel free to contact me if you have any questions or need further details.”
Cierre
Concluye tu correo electrónico con un cierre profesional.
Examples:
“Best regards.”
“Kind regards.”
“Yours faithfully.” (if you began the email with ‘Dear Sir/Madam’ because you don’t know the name of the recipient)
“Yours sincerely .“(if you began the email with ‘Dear Mr/Mrs/Ms + surname)
“Regards.”
No te olvides de firmar
Incluya un bloque de firma con tu nombre completo, cargo e información de contacto. Esto añade un toque de formalidad y facilita que el destinatario se ponga en contacto si es necesario.
Revisa el correo electrónico antes de enviar
Es muy importante que revises el correo electrónico antes de enviarlo. Los errores gramaticales y los errores de escritura son bastante comunes y parecen poco profesionales. Nunca envíes un correo electrónico antes de revisarlo.
Subject: Order Placement - [Your Company Name]
Dear [Supplier/Company Name],
I trust this email finds you well. My name is [Your Name], and I am writing on behalf of [Your Company Name]. We have been pleased with the quality of your products and are interested in placing a new order for our upcoming projects. Attached please find our order nr.. Please send the proforma invoice by return, showing your best prices and possible discounts. We kindly request confirmation of the availability of the items and an estimated delivery date. Additionally, if there are any necessary forms or documents required from our end, please do not hesitate to inform us.
Looking forward to hearing from you. Best regards,
[Your Full Name] [Your Position] [Your Company Name] [Your Contact Information] |
Siguiendo estas reglas, consejos y ejemplos, puede mejorar su comunicación por email, fomentando relaciones profesionales más sólidas y asegurando que sus mensajes sean efectivos y bien recibidos. Recuerda, un correo electrónico bien elaborado no solo transmite información, sino que también se refleja positivamente en su marca personal y credibilidad.
How to write a CV in English
Prepare your job interview
Business English Help | Presentation skill tips for Business English and Useful Phrases
10 essential English phrases for everyday conversation